Începând cu 1 iulie 2024, toate firmele din România sunt obligate să transmită facturile electronice emise în relații B2B și B2G prin sistemul RO e-Factura, folosind portalul SPV ANAF. Această schimbare vine ca parte a procesului de digitalizare fiscală și este însoțită de reglementări stricte privind termenele și modul de transmitere al documentelor.
Pentru a rămâne în conformitate cu legislația și a evita sancțiunile, este esențial ca antreprenorii și contabilii să înțeleagă corect obligațiile privind e-Factura, precum și importanța arhivării electronice conforme.
Ce se întâmplă dacă nu transmiți factura în SPV?
Netransmiterea unei facturi electronice prin SPV în termen de 5 zile de la emitere reprezintă o contravenție fiscală. Conform OUG 115/2023, art. 13^2, această regulă se aplică din iulie 2024 pentru relațiile B2B și B2G, iar începând cu 1 ianuarie 2025 include și relațiile B2C.
Sancțiunile aplicabile
Contribuabilii care nu respectă această obligație riscă următoarele sancțiuni:
- Amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii netransmise
- 5.000–10.000 lei pentru contribuabili mari
- 2.500–5.000 lei pentru contribuabili mijlocii
- 1.000–2.500 lei pentru contribuabili mici
Aceste sancțiuni se aplică atât emitentului, cât și destinatarului care nu recepționează sau înregistrează corect e-Factura.
Alte riscuri fiscale
Pe lângă sancțiunile directe, nerespectarea obligațiilor privind e-Factura poate genera următoarele efecte negative:
- Cheltuielile din facturi netransmise nu sunt deductibile fiscal
- TVA-ul aferent nu este deductibil pentru persoanele impozabile
- Firmele pot fi încadrate de ANAF la risc fiscal ridicat, ceea ce crește șansele unei inspecții fiscale
Arhivarea corectă a facturilor: Ce înseamnă?
Transmiterea facturilor în SPV este doar primul pas. Pentru ca acestea să fie considerate valide fiscal, trebuie arhivate digital în mod conform.
Ce înseamnă „arhivare corectă” în contextul e-Factura?
Vezi aici ghidul complet despre arhivarea fiscală în SPV.
O arhivare fiscală corectă implică:
- Descărcarea facturii din SPV în format XML
- Păstrarea documentului original XML cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor
- Stocarea fișierelor într-un mediu securizat, care să permită acces facil și auditabil
Singurele documente recunoscute oficial în caz de control fiscal sunt cele extrase din SPV, în format zip cu XML + semnătură.
De ce este arhivarea digitală importantă?
O arhivare greșită sau incompletă poate face ca o factură să fie considerată invalidă, chiar dacă a fost transmisă corect. În plus:
- În cazul unui control ANAF, trebuie să prezinți rapid documentele fiscale originale
- Lipsa semnăturii ministerului duce la neconformitate fiscală
- Documentele arhivate incorect pot fi respinse ca dovezi în controale sau litigii
Află cum te poate ajuta Facturi Online să creezi corect arhiva SPV.
Cum te ajută platforma Facturi Online
Pentru a evita aceste probleme și pentru a simplifica întregul proces, poți folosi soluția digitală completă oferită de Facturi Online.
Funcționalități cheie:
- Descărcare automată a e-Facturilor din SPV în timp real
- Arhivare sigură a fișierelor XML cu semnătură, în format conform
- Emitere facturi direct din platformă, cu transmitere automată în SPV
- Monitorizarea statusului fiecărei facturi transmise sau primite
- Vizualizare centralizată a tuturor facturilor dintr-o singură interfață
Aceste funcționalități ajută companiile să fie 100% conforme cu legislația actuală, să evite erorile și să gestioneze mai eficient documentele fiscale.
Beneficii directe pentru firme:
- Reducerea timpului de procesare
- Eliminarea riscului de sancțiuni e-Factura
- Transparență completă asupra fluxului de facturi
- Automatizare completă a proceselor repetitive
- Arhivare fiscală pe termen lung, legală și sigură
Conformitate fiscală și eficiență: un duo esențial
Digitalizarea fiscală în România avansează rapid. De la e-Factura, până la interconectarea caselor de marcat și digitalizarea altor tipuri de documente, trendul este clar: hârtia dispare, iar procesele automatizate devin normă.
În acest context, nu este suficient doar să emiți facturi – trebuie să le transmiți corect, să le arhivezi legal și să le poți accesa oricând, în formatul cerut de autorități.
Evitarea sancțiunilor ANAF nu înseamnă doar respectarea unui termen de 5 zile. Înseamnă înțelegerea completă a obligațiilor fiscale și adoptarea unor soluții digitale care garantează conformitatea și eficiența.
Prin platforma Facturi Online, firmele din România pot gestiona complet procesul de emitere, transmitere și arhivare a facturilor, evitând riscurile, economisind timp și pregătindu-se pentru viitorul digital.
Vrei să eviți sancțiunile și să economisești timp?
Încearcă gratuit pentru 30 de zile Facturi Online și bucură-te de o soluție completă pentru e-Factura ANAF: rapidă, legală și ușor de folosit de oriunde și de pe orice dispozitiv.
