În contextul actual, arhivarea facturilor electronice este o obligație legală și o practică esențială pentru funcționarea sănătoasă a oricărei companii. Odată cu extinderea utilizării e-Factura ANAF, firmele sunt responsabile nu doar pentru transmiterea acestor documente, ci și pentru stocarea și arhivarea lor digitală în mod corespunzător.
În cele ce urmează, vom analiza cele mai frecvente greșeli în procesul de arhivare a facturilor și vom explica cum le poți evita cu ajutorul unei soluții dedicate – Facturi Online.
Greșeala #1: Arhivarea facturilor în formate neconforme
Una dintre cele mai frecvente greșeli este păstrarea facturilor în formate greșite sau incomplete.
Ce spune legea?
Conform reglementărilor în vigoare, orice factură emisă sau primită în sistemul e-Factura trebuie stocată în formatul original XML, exact așa cum este descărcat din SPV ANAF. Documentul trebuie să includă semnătura electronică aplicată de Ministerul Finanțelor, aceasta fiind dovada oficială că factura este validă fiscal.
Ce se întâmplă dacă arhivezi incorect?
- Factura poate deveni invalidă în cazul unui control ANAF
- Cheltuiala poate fi considerată nedeductibilă
- TVA-ul aferent poate fi pierdut
- Firma ta poate fi clasificată cu risc fiscal ridicat
Soluția: Arhivare conformă cu Facturi Online
Facturi Online oferă o soluție completă de arhivare legală a facturilor emise și primite. Platforma preia automat fișierele XML din SPV și le salvează într-o arhivă digitală structurată, incluzând semnătura Ministerului Finanțelor. Astfel, ai mereu acces la documente fiscale conforme, gata de prezentat în caz de audit.
Greșeala #2: Nerespectarea termenelor de păstrare
O altă greșeală majoră este legată de păstrarea insuficientă a arhivelor fiscale, contrar cerințelor legale.
Ce spune Legea 36/2023?
- Documentele justificative și registrele contabile trebuie păstrate timp de 5 ani
- Pentru documentele anterioare lui 15 ianuarie 2023: 10 ani
- Situațiile financiare și documentele privind bunuri cu durată mare de viață: 10 ani
Lipsa unui sistem care să țină cont de aceste termene poate duce la pierderea documentelor sau la expunerea companiei în fața sancțiunilor.
Soluția: Contract de arhivare pe termen lung prin Facturi Online
Prin utilizarea platformei Facturi Online, toate e-facturile tale sunt arhivate automat pentru toată durata contractuală. Ai garanția că documentele sunt păstrate în siguranță, pe termen lung, fără riscul ștergerii accidentale sau expirării stocării.
Greșeala #3: Stocarea documentelor într-un mediu nesigur
Mulți antreprenori aleg soluții de stocare aparent simple – pe laptopuri, stick-uri USB sau hard disk-uri externe. Aceste opțiuni sunt vulnerabile și nesigure pe termen lung.
Ce riscuri implică?
- Pierderea totală a arhivei în caz de defecțiune hardware
- Lipsa protecției la atacuri cibernetice sau viruși
- Lipsa unui sistem de back-up automat
- Inaccesibilitate în cazuri urgente (ex: control fiscal)
Soluția: Arhivare cloud securizată cu back-up zilnic
Facturi Online elimină complet aceste riscuri. Toate documentele sunt stocate în cloud securizat, cu:
- autentificare cu parolă și protocoale criptate,
- back-up automat la 24 de ore,
- sistem redundant de stocare,
- acces rapid și auditabil, oricând ai nevoie.
Greșeala #4: Lipsa unei structuri clare pentru arhiva de facturi emise
Un aspect deseori neglijat este organizarea clară a arhivei. Firmele emit zeci sau sute de facturi lunar, iar fără o platformă dedicată, căutarea rapidă sau filtrarea devine imposibilă.
Cum te afectează lipsa unei structuri?
- Pierdere de timp pentru identificarea documentelor
- Risc de duplicări sau lipsă în arhivă
- Întârzierea transmiterii către ANAF sau parteneri
Soluția: Arhivă structurată automat în Facturi Online
Prin Facturi Online, toate facturile emise sunt arhivate automat după:
- dată,
- client,
- tip document,
- și status de transmitere în SPV.
Astfel, ai o arhivă digitală completă și organizată, la care poți reveni oricând, fără bătăi de cap.
De ce să folosești o platformă dedicată pentru arhivarea e-facturilor?
Arhivarea digitală nu este doar o cerință legală, ci și un instrument de eficiență operațională. Cu Facturi Online:
- elimini munca manuală,
- automatizezi tot fluxul de facturare,
- reduci erorile și pierderile,
- ești pregătit pentru orice control ANAF.
Platforma este construită special pentru mediul fiscal din România și respectă toate reglementările actuale privind păstrarea documentelor electronice fiscale.
Greșelile în arhivarea facturilor electronice pot părea minore, dar au efecte serioase asupra conformității fiscale și a siguranței financiare a firmei tale. Nerespectarea formatului XML, pierderea arhivelor, stocarea pe dispozitive nesecurizate sau lipsa unei structuri clare sunt probleme frecvente care pot fi complet eliminate prin utilizarea unei soluții profesioniste.
Prin alegerea Facturi Online, ai control complet asupra arhivei tale de facturi emise și primite, într-un spațiu digital securizat, organizat și conform cu legislația în vigoare. Este cea mai sigură și eficientă metodă de a gestiona arhivarea electronică a documentelor fiscale.
