Digitalizarea fiscală a devenit o obligație pentru toate firmele din România. Cu introducerea și extinderea sistemului e-Factura ANAF, antreprenorii trebuie să țină pasul cu cerințele de conformitate, iar unul dintre cele mai critice aspecte este arhivarea corectă a facturilor electronice.
Factura electronică: de la excepție la normă
Potrivit Legii 296/2023, începând cu 2024, toate tranzacțiile B2B trebuie să fie facturate electronic, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV). Măsura a fost extinsă și pentru relațiile B2C, prin OUG 69/2024, iar din 1 ianuarie 2025, și persoanele fizice vor primi doar facturi electronice.
Acest pas decisiv în digitalizarea fiscală elimină utilizarea facturilor tipărite și obligă firmele să gestioneze documentele în format digital XML, conform standardului stabilit de ANAF.
Ce înseamnă asta pentru firme?
Orice întârziere în transmiterea facturilor (termenul este de 5 zile calendaristice) sau lipsa arhivării lor legale poate atrage sancțiuni și riscuri fiscale, inclusiv pierderea deductibilității.
Te poate interesa și: Cum eviți sancțiunile ANAF prin arhivarea corectă
Arhivarea electronică: ce trebuie să știi
Arhivarea electronică este reglementată prin Legea 135/2007 și presupune păstrarea documentelor în format digital, în condiții de securitate și legalitate. În cazul e-Facturii, documentul valabil este fișierul XML generat de ANAF și semnat digital de Ministerul Finanțelor.
Ce oferă SPV ANAF?
SPV ANAF pune la dispoziție fișierele doar pentru 60 de zile. După acest termen, factura:
- nu mai poate fi accesată direct,
- poate fi recuperată doar prin formular de contact, fără termen garantat de răspuns,
- sau cerută de la parteneri (client sau furnizor).
Această limitare creează o problemă serioasă pentru firmele care nu descarcă și nu arhivează facturile la timp.
Care sunt obligațiile legale de arhivare?
Conform Legii 36/2023, documentele fiscale trebuie păstrate minim 5 ani, calculați de la 1 iulie al anului următor emiterii.
Dacă aceste documente lipsesc în cazul unui control ANAF, firma poate fi sancționată, iar tranzacțiile respective pot fi considerate nedeductibile fiscal.
Soluția: arhivare automatizată cu Facturi Online
Facturi Online este platforma creată special pentru a asigura conformitatea fiscală și securitatea documentelor electronice.
Ce face pentru tine aplicația?
- Preia automat facturile emise și primite din SPV
- Arhivează fișierele XML semnate conform standardului ANAF
- Salvează documentele în cloud securizat, cu backup zilnic
- Oferă acces rapid la arhivă în caz de control fiscal
- Asigură arhivare pe termen lung, în conformitate cu legea
Toate aceste procese sunt complet automate. Nu trebuie să descarci manual fișierele sau să le salvezi pe calculator. Arhiva digitală este generată și întreținută în fundal, fără efort din partea ta.
Ce ai nevoie pentru a folosi platforma?
Pentru a utiliza Facturi Online, trebuie să îndeplinești două condiții tehnice de bază:
1. Semnătură electronică calificată
Este necesară pentru a crea contul în SPV și pentru a autoriza platforma să interacționeze cu ANAF în numele firmei tale.
2. Cont activ în SPV, aprobat de ANAF
Fără cont SPV activat cu semnătură digitală, platforma nu poate accesa sau transmite facturile în sistem. Acesta este un pas obligatoriu pentru toate firmele care folosesc e-Factura.
Dacă nu ai semnătură electronică sau cont SPV activ, citește ghidul: Înrolarea în SPV ANAF cu semnătură electronică
De ce contează arhivarea?
Lipsa arhivării corecte poate duce la:
- pierderi de documente fiscale importante,
- refuzul deductibilității TVA și cheltuieli în cazul unui control,
- amenzi din partea ANAF,
- sau chiar înregistrarea firmei la risc fiscal ridicat.
Fără o arhivă digitală conformă, completă și ușor de accesat, orice inspecție fiscală devine un risc major pentru companie.
Ai controlul complet, fără bătăi de cap
Cu Facturi Online, ai o arhivă fiscală completă, organizată și accesibilă oricând:
- Documentele sunt salvate în formatul cerut de ANAF
- Sistemul arhivează automat la fiecare sincronizare cu SPV
- Nu există riscul să pierzi documentele sau să le uiți
- Ai dovada legală că toate facturile au fost arhivate și transmise corect
Protejează-ți afacerea, fără griji
Digitalizarea fiscală nu mai este opțională – este o obligație legală. Iar arhivarea documentelor este unul dintre cele mai importante aspecte ale conformității.
În loc să riști sancțiuni sau pierderea documentelor, folosește o soluție care îți garantează siguranță, eficiență și legalitate. Cu Facturi Online, fiecare factură emisă sau primită ajunge automat în arhiva ta fiscală, unde rămâne protejată și gata de utilizare la nevoie.
