Începând cu 1 iulie 2024, toate firmele din România sunt obligate să transmită facturile electronice emise în relații B2B și B2G prin sistemul RO e-Factura, folosind portalul SPV ANAF. Această schimbare vine ca parte a procesului de digitalizare fiscală și este însoțită de reglementări stricte privind termenele și modul de transmitere al documentelor.
Pentru a rămâne în conformitate cu legislația și a evita sancțiunile, este esențial ca antreprenorii și contabilii să înțeleagă corect obligațiile privind e-Factura, precum și importanța arhivării electronice conforme.
Ce se întâmplă dacă nu transmiți factura în SPV?
Netransmiterea unei facturi electronice prin SPV în termen de 5 zile de la emitere reprezintă o contravenție fiscală. Conform OUG 115/2023, art. 13^2, această regulă se aplică din iulie 2024 pentru relațiile B2B și B2G, iar începând cu 1 ianuarie 2025 include și relațiile B2C.
Sancțiunile aplicabile
Contribuabilii care nu respectă această obligație riscă următoarele sancțiuni:
- Amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii netransmise
- 5.000–10.000 lei pentru contribuabili mari
- 2.500–5.000 lei pentru contribuabili mijlocii
- 1.000–2.500 lei pentru contribuabili mici
Aceste sancțiuni se aplică atât emitentului, cât și destinatarului care nu recepționează sau înregistrează corect e-Factura.
Alte riscuri fiscale
Pe lângă sancțiunile directe, nerespectarea obligațiilor privind e-Factura poate genera următoarele efecte negative:
- Cheltuielile din facturi netransmise nu sunt deductibile fiscal
- TVA-ul aferent nu este deductibil pentru persoanele impozabile
- Firmele pot fi încadrate de ANAF la risc fiscal ridicat, ceea ce crește șansele unei inspecții fiscale
Arhivarea corectă a facturilor: Ce înseamnă?
Transmiterea facturilor în SPV este doar primul pas. Pentru ca acestea să fie considerate valide fiscal, trebuie arhivate digital în mod conform.
Ce înseamnă „arhivare corectă” în contextul e-Factura?
O arhivare fiscală corectă implică:
- Descărcarea facturii din SPV în format XML
- Păstrarea documentului original XML cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor
- Stocarea fișierelor într-un mediu securizat, care să permită acces facil și auditabil
Singurele documente recunoscute oficial în caz de control fiscal sunt cele extrase din SPV, în format zip cu XML + semnătură.
De ce este arhivarea digitală importantă?
O arhivare greșită sau incompletă poate face ca o factură să fie considerată invalidă, chiar dacă a fost transmisă corect. În plus:
- În cazul unui control ANAF, trebuie să prezinți rapid documentele fiscale originale
- Lipsa semnăturii ministerului duce la neconformitate fiscală
- Documentele arhivate incorect pot fi respinse ca dovezi în controale sau litigii
Cum te ajută platforma Facturi Online
Pentru a evita aceste probleme și pentru a simplifica întregul proces, poți folosi soluția digitală completă oferită de Facturi Online.
Funcționalități cheie:
- Descărcare automată a e-Facturilor din SPV în timp real
- Arhivare sigură a fișierelor XML cu semnătură, în format conform
- Emitere facturi direct din platformă, cu transmitere automată în SPV
- Monitorizarea statusului fiecărei facturi transmise sau primite
- Vizualizare centralizată a tuturor facturilor dintr-o singură interfață
Aceste funcționalități ajută companiile să fie 100% conforme cu legislația actuală, să evite erorile și să gestioneze mai eficient documentele fiscale.
Beneficii directe pentru firme:
- Reducerea timpului de procesare
- Eliminarea riscului de sancțiuni e-Factura
- Transparență completă asupra fluxului de facturi
- Automatizare completă a proceselor repetitive
- Arhivare fiscală pe termen lung, legală și sigură
Conformitate fiscală și eficiență: un duo esențial
Digitalizarea fiscală în România avansează rapid. De la e-Factura, până la interconectarea caselor de marcat și digitalizarea altor tipuri de documente, trendul este clar: hârtia dispare, iar procesele automatizate devin normă.
În acest context, nu este suficient doar să emiți facturi – trebuie să le transmiți corect, să le arhivezi legal și să le poți accesa oricând, în formatul cerut de autorități.
Evitarea sancțiunilor ANAF nu înseamnă doar respectarea unui termen de 5 zile. Înseamnă înțelegerea completă a obligațiilor fiscale și adoptarea unor soluții digitale care garantează conformitatea și eficiența.
Prin platforma Facturi Online, firmele din România pot gestiona complet procesul de emitere, transmitere și arhivare a facturilor, evitând riscurile, economisind timp și pregătindu-se pentru viitorul digital.
Vrei să eviți sancțiunile și să economisești timp?
Încearcă gratuit pentru 30 de zile Facturi Online și bucură-te de o soluție completă pentru e-Factura ANAF: rapidă, legală și ușor de folosit de oriunde și de pe orice dispozitiv.
