Arhivarea electronică este o tehnologie esențială pentru optimizarea gestionării documentelor în companii. Aceasta permite stocarea digitală a datelor într-un singur loc centralizat, accesibilă la orice oră pe orice dispozitiv. Astfel, informațiile pot fi accesate rapid direct de pe telefon sau browser-ul de căutare pe aplicația facturi-online.ro, fără riscul de a le pierde din cauza evenimentelor neprevăzute.
Un beneficiu major al arhivării electronice este reducerea necesarului de arhive fizice. Companiile economisesc spațiu și resurse financiare prin eliminarea documentelor tipărite, iar documentele sunt stocate într-un cloud securizat. Acest lucru protejează facturile de riscurile de pierdere datorate incendiilor sau atacurilor cibernetice. Arhivarea electronică asigură un nivel înalt de securitate prin criptarea documentelor și controlul strict al accesului. Backup-urile automate protejează datele împotriva unor erori tehnice, asigurându-se astfel că informațiile sunt păstrate în siguranță.
Prin reducerea dependenței de hârtie și resursele fizice, arhivarea electronică contribuie semnificativ la protecția mediului. În plus, prin consolidarea tuturor documentelor într-un sistem digital, companiile devin mai agile, eficiente și pregătite pentru provocările economiei digitale. Arhivarea electronică este, astfel, o soluție completă care optimizează managementul facturilor, îmbunătățind în același timp securitatea, eficiența și sustenabilitatea societăților.
Perioada de arhivare
Începând cu 1 iulie 2024, doar facturile B2B transmise prin e-factura vor fi considerate originale și vor produce efecte fiscale, conform noilor reglementări. Această schimbare impune o adaptare a proceselor de facturare pentru companii, dar nu elimină obligațiile privind arhivarea documentelor financiar-contabile prevăzute de Legea contabilității nr. 82/1991.
În profida tranziției către sistemul e-factura, termenul de arhivare a documentelor financiare rămâne același. Astfel, documentele justificative, cum ar fi Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare și alte documente contabile de bază, trebuie păstrate timp de 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. O excepție notabilă este reprezentată de statele de salarii, care trebuie păstrate timp de 50 de ani, în conformitate cu reglementările în vigoare.
Este important de menționat că majoritatea programelor de facturare utilizate pentru transmiterea e-facturilor nu pot fi trase la răspundere contractual în cazul pierderii unei facturi trimise sau primite. Chiar dacă aceste platforme stochează facturile pentru o perioadă de timp, responsabilitatea arhivării și păstrării acestora într-un sistem de stocare sigur și conform reglementărilor rămâne în sarcina administratorilor.
În concluzie, societățile trebuie să acorde o atenție sporită procesului de arhivare a documentelor financiar-contabile, indiferent de trecerea la sistemul e-factura. Respectarea termenelor și reglementărilor legale privind păstrarea documentelor este esențială pentru asigurarea conformității și evitarea unor posibile sancțiuni. De aceea recomandam optarea pentru aplicații precum facturi-online.ro pentru stocarea facturilor pe perioada contractuală.
