Semnătura electronică calificată este esențială pentru transmiterea e-Facturilor prin SPV și pentru accesul la documentele fiscale. Acest articol explică ce este semnătura calificată, cum o obții, de ce este necesară și cum te ajută aplicația Facturi Online să o folosești corect și fără bătăi de cap.
Ce este semnătura electronică calificată
Semnătura electronică calificată este o semnătură digitală cu valoare legală echivalentă celei olografe. Este emisă de un furnizor autorizat și presupune utilizarea unui dispozitiv securizat, cum ar fi un token USB sau o aplicație software certificată conform regulamentului eIDAS.
Este obligatorie pentru accesul în SPV
Pentru a crea un cont în Spațiul Privat Virtual (SPV), este obligatorie o semnătură electronică calificată. Fie că reprezinți o firmă, un PFA sau o persoană fizică cu cod fiscal, ai nevoie de semnătura digitală pentru:
- înregistrarea contului SPV;
- înrolarea în sistemul RO e-Factura;
- transmiterea documentelor fiscale către ANAF.
Fără semnătură calificată, nu poți accesa SPV-ul ANAF, deci nici transmite e-Factura. Pentru mai multe detalii despre acest proces, citește articolul nostru despre înrolarea în SPV și registrul RO e-Factura.
Semnătura electronică calificată și transmiterea e-Facturii
Deși e-Factura este semnată automat de Ministerul Finanțelor în momentul recepționării în SPV, contribuabilii trebuie să dețină o semnătură calificată pentru a:
- se autentifica în SPV;
- transmite documentele în format XML prin portalul ANAF;
- asigura validarea și trasabilitatea documentelor fiscale.
Cum te ajută Facturi Online cu semnătura calificată
Aplicația Facturi Online integrează semnătura electronică în fluxul de facturare digitală, astfel:
- te conectezi în siguranță cu semnătura ta calificată;
- emiți e-Facturi compatibile cu cerințele ANAF;
- trimiți automat facturile prin SPV fără efort suplimentar;
- arhivezi legal documentele în format electronic.
Furnizori autorizați de semnătură electronică în 2025
Lista furnizorilor recunoscuți în 2025 include:
- certSIGN
- DigiSign
- Trans Sped
- furnizori din UE autorizați prin regulamentul eIDAS
Facturi Online este compatibil cu certificatele emise de toți acești furnizori.
Greșeli frecvente în utilizarea semnăturii electronice calificată
Printre cele mai comune probleme se numără:
- Instalare incorectă: driverul tokenului sau aplicația software nu sunt configurate corespunzător;
- Certificat expirat: semnătura digitală are o valabilitate limitată (12-24 luni);
- Acces nefinalizat în SPV: legătura dintre certificat și ANAF nu a fost stabilită complet.
Pentru a evita aceste greșeli, vezi recomandările din acest ghid despre arhivarea corectă a facturilor.
Pași pentru obținerea semnăturii electronice calificate
- Alege un furnizor autorizat – cu opțiunea de semnătură hardware (token USB) sau software;
- Pregătește documentele – buletin, certificat de înregistrare, împuterniciri, dacă e cazul;
- Primești certificatul – în format fizic (token) sau acces la platforma de semnare;
- Activează accesul în SPV – înregistrează-te pe site-ul ANAF folosind certificatul;
- Conectează semnătura în Facturi Online – aplicația detectează automat certificatul și permite transmiterea e-Facturilor.
Scurte recomandări de utilizare eficientă
- Actualizează constant driverele dispozitivului de semnare;
- Verifică periodic valabilitatea certificatului;
- Păstrează o copie de rezervă a aplicațiilor de semnare în cloud securizat;
- Instruiește contabilul sau utilizatorii care folosesc aplicația.
Mai multe informații despre gestionarea eficientă a e-Facturilor găsești în articolul dedicat acestui subiect.
Activarea semnăturii – primul pas spre digitalizarea fiscală
Fără o semnătură electronică calificată activă și conectată la SPV, nu poți beneficia de avantajele facturării digitale și ale arhivării electronice. Cu Facturi Online, procesul devine fluid și sigur. Acționează acum și simplifică-ți relația cu ANAF, chiar de azi!
